之前,聽過一場關於簡報製作技巧的課程,講師有一句話讓我印象深刻,他說:「不要把PPT當Word。」這句話之所以令我印象深刻,那是因為我就是常常把PPT當Word用的人。不過,自從上過那堂簡報製作技巧的課程之後,我就開始注意自己在編寫講義與製作簡報上的不同。
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上台前的準備工作
言歸正傳,這一篇文章內容不是要談簡報製作技巧,而是要來談談IT人員在正式登上講台之前,需要進行的準備工作,當然其中包含講義編寫和簡報製作,如圖2-1所示。
圖2-1:上台前的準備工作
1. 講堂規劃-上台前需要先構思、規劃現場進行的教學或講授方式,除了要播放簡報並講授內容外,還可以設計一些分組討論、上台演練之類的互動片段,提高聽眾的參與度。
2. 編寫講義-先使用Word編寫講義,把想告訴聽眾的話,盡情地寫出來,寫得越詳細越完善越好。這份詳盡的講義,不是要讓聽眾在現場看的,而是要讓聽眾離開現場後,帶回家保存記憶用的。
3. 製作簡報-「別把PPT當Word用」,這是最需要注意的一件事了。簡報是講者上台時要用的,可以設計一些圖表、動畫、影音,透過活潑的多媒體內容來搭配現場互動,並且進行重點摘要與提示。
講堂規劃
由於,我們不是教學單位,也不是以教學為主的訓練機構,所以不需要很嚴謹的教案。在上台之前,只要做個簡要的講堂規劃,通常就足夠了。最簡單的講堂規劃,就是確認5W1H,如圖2-2所示。
圖2-2:講堂規劃的5W1H
特別需要注意的是,講題內容往往會受到講堂目標和聽眾背景的影響,如圖2-3所示。一般來說,講堂目標和聽眾背景,通常都是比較明確而且無法隨意更動的。所以,講者一定要先確定講堂目標和聽眾背景之後,才去開始構思講題內容、以及編寫講義和製作簡報。
圖2-3:講題內容
再者,講授的時數長短、長時數講程的切割以及安排的講授時段,還有場地設備是否有投影設備、電腦、網路、學員桌子椅子是否可以分組排列,這些都要事先確認過,因為這林林總總的細節都會影響現場的進行方式,如圖2-4所示。
圖2-4:進行方式
戴爾的學習金字塔
至於,進行方式的選用,IT人員可以參考美國教育學家愛德加.戴爾(Edgar Dale)的學習金字塔(Learning Pyramid),適時混用其中的多項互動方式,如圖2-5所示。
圖2-5:戴爾的學習金字塔
此處,我們先插播一下下,簡單認識一下戴爾的學習金字塔。在百度百科中,有提到:學習金字塔顯示出,在採用不同的學習方式下,學習者(也就是台下的聽眾或學員)在兩週之後,還能記住的內容比例。
學習金字塔
學習金字塔是美國緬因州的國家訓練實驗室研究成果,它用數字形式形象顯示了:採用不同的學習方式,學習者在兩週以後還能記住內容(平均學習保持率)的多少。它是一種現代學習方式的理論。最早它是由美國學者、著名的學習專家愛德加.戴爾1946年首先發現並提出的。
也就是說,如果講者在台上,從頭到尾都採用講授的方式,那坐在台下的聽眾就從頭到尾都接受「聽講」的學習方式。在兩週過後,台下的聽眾只會記得5%的內容,無論台上的講者多賣力地演出。所以,台上的講者最好可以多規劃一些不同的互動片段,避免只是單向的講授,因為這樣的講授方式,台下聽眾的吸收程度其實最差!
編寫講義
我想以另一篇《出奇制勝的開場白》一文,來做一個簡單的示範。講義撰寫的越是詳盡且完善,我們在製作簡報時,就有越許多的內容可以剪裁。所以,我會建議,可以的話,盡情地引經據典,充分地榨乾自己的腦袋,把想說的話通通化成圖文,一吐為快。
編寫了這份詳盡的講義,可以完整傳達我的想法之後,就可以放下心中的大石頭了。因為,一來不必擔心自己上台忘詞,二則也有詳盡的資料可以讓聽眾回家複習,這可以大大降低上台的焦慮。
製作簡報
然後,我們就可以開始解析講義,把重點抓出來,安排現場進行流程,如圖2-6所示。
圖2-6:現場進行流程
簡報不同於講義的是,簡報可以透過圖表、動畫和影音來強調重點,文字簡潔使用就好,不要太多。而且,因為已經有提供大量圖文內容的講義給聽眾了,所以簡報也就不需要重複放置大量的文字說明了。
在正式開始動手製作簡報之前,我其實在白紙上畫了幾張投影片和流程,大約如圖2-7。您會發現,這樣的簡報規畫,同時涵蓋了初步的現場進行方式。
圖2-7:簡報流程
開場白的投影片
由於,「陳腔濫調的開場白」和「出奇制勝的開場白」這兩個主題是核心,所以可能需要在簡報上多一些呈現,如圖2-8所示。
圖2-8:開場白
其中,討論出奇制勝的開場白,更為重要而且也涉及到更多張的投影片,所以我們有必要多加了一張投影片來做提示和摘要,這樣聽眾就可以知道接下來會有什麼樣的內容了,如圖2-9所示。
圖2-9:多了一張「出奇制勝」的投影片
其餘的投影片
有些講者會遺漏了大綱,大綱就像是整個講堂的地圖,有必要在講堂的一開始就讓聽眾知道這堂課會談到那些主題。此處的大綱設計,我不使用傳統的文字條列,而是採用圖形來說明,如圖2-10所示。
至於,要不要安排分組討論和上台演練,可能得視講題安排的時數而定。如果,有安排10~15分鐘的分組討論的話,就要請主辦單位先幫忙分組,現場的座位也需要分組安排。這邊就先保留兩張簡單的投影片,標示預計會安排一個15分鐘的分組討論,以及一些上台演練的時間,就可以了,如圖2-11所示。
圖2-11:討論與演練
好了,最後,我們再來總覽一下整份簡報的內容和流程吧,如圖2-12所示。
圖2-12:整份簡報
全場問答
除了分組討論和上台演練這類比較花時間的互動方式外,在講到「陳腔濫調的開場白」投影片時,如圖2-13所示,也可以詢問全場聽眾或學員,他們認為或遇過最不喜歡的開場白是哪種?
圖2-13:陳腔濫調
對了,講者如果希望台下的聽眾回答問題的話,一定要指定某一位聽眾來回答,例如:
「李大任,您有沒有遇過哪種開場白,是您最討厭的?」講者直接指名李大任來回答。
李大任說:「好像沒有耶!」
講者說:「不可以沒有,一定要講一種情況。不然,您改講您最喜歡的一種開場方式,也可以。」
講者只要提問了,就一定要有個結束,即便換個問句也可以,不然後續的聽眾就很可能會有樣學樣,利用這一招來迴避回答講者的提問。例如:
「程又清,您最討厭哪種開場方式?」講者直接指名程又清來回答。
程又清皺著眉頭想了一會說:「一時沒想到!」
講者又說:「好吧,那您說說看,您自己習慣用哪種開場方式?或者,您會挑選哪種開場方式?還是想要學習哪種開場方式?」
觀摩其他講者的開場方式
另外,講者在講「出奇制勝的開場白」這個主題時,也可以安排更多的影片,偕同聽眾一塊觀摩其他講者的開場方式。例如,十分聞名的「正義:一場思辨之旅」的哈佛開放式課程,邁可.桑德爾(Michael Sandel)教授第一講的開場白,就是從「一個故事」開始作為開場白,當然這個開場的故事緊扣著後面的課程內容,這是非常棒的一種開場方式。
再者,還可以變化一下,請每個聽眾或每組學員上網去找各式含有開場方式的影片,無論好的或壞的開場方式都可以。但是,記得要簡要說明找到的影片中含有什麼樣的開場方式,好或不好、喜歡或不喜歡的理由。
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不管你喜不喜歡,只要一上了講台,你就置身於表演事業了。
你的首要任務可能是擔任帶給大家重要資訊的老師,但即使是教育機關裡最優秀的老師也知道,如果要引人注目,把資訊傳遞給大家,就必須把演講變得活潑生動。所以,先放鬆自己,運用專業演藝人員行之有效的技巧,讓聽眾豎起耳朵聽得入迷。你做得到這點。
節錄自《有聲有色做溝通》
編劇、導演、演員的技巧各不同,但我總認為,高竿的講者必須要邁向集編導演於一身的境界。
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